【新生指南】邮件都不会写,还怎么跟教授好好交流

 

 

 

刚来美国学习,相信不少同学都不知道用什么方式联系教授。许多教授都是上完课就走,一个星期也就只有那短短几个小时的office hours。这点时间,哪够学生与教授交流。除了Face to Face联系教授外,邮件是作为联系教授的重要工具之一。在美国,许多教授更喜欢学生用邮件来询问问题而非短信或电话。邮件不仅比短信正式,而且能把问题交代地更清楚。因此,来美学习的同学学会发高质量的邮件,有利于留下一个好印象给教授。今天,厚仁君就教大学如何发一封高质量、高规格的邮件。

 

事前准备——获取教授邮件

发邮件的第一件重要的事情,当然是要知道教授的邮件地址。以下的四种方法,任君挑选,总有一款适合你。

 

1.你可以上学校的官网,寻找你所就读的院系的教职工介绍(faculty information)的那个网页,那里一般都能查到教授的邮箱。

2.教授本人会在开课前发邮件给各个学生交代一些上课的事情。一般教授都会用学校的邮箱发送,因此,你一定要记住这个邮箱。

3.如果教授没有课前发邮件给你,那你也不用心急。在第一节课的时候,教授会给你一份课程大纲syllabus,这份大纲不仅介绍了课程,更重要的是注明了office hours,电话和邮箱地址!这个时候,你就要用彩色笔hightline 邮箱地址!

  1. 上述的方法都不行,别灰心,别心碎。厚仁君教你最后的绝招——直接去院系的办公室,向院系负责人询问教授的邮箱。

 

获取了邮箱地址,接下来就可以开始写邮件啦!厚仁君建议,最好用你学校的邮箱,这样不仅能减少你的邮件被转到垃圾箱,同时能增强教授对邮件的认可度。

 

8大步骤写封好邮件

1.主题(subject)。主题不能写得太空泛,要把你找教授的目的写清楚。最好注明你课程的代号,因为有些教授一学期可能教3、4门课,如果不注明的话,容易被混淆。

 

案例示范:

      “PSYC100 Section XX: Question about data collection for project” (√)

    (课程编码,目的都清楚明了)

        psychology(×)

    (过于空泛,没有实质性的问题,教授可能会略过此邮件)

 

  1. 名字称呼。美国老师都比较在意别人对他们的称呼,而且他们并不喜欢学生称 呼他们为teacher,也不要以Mr. Mrs 称呼,这样会显得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果导师是有PhD学位,那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name.

 

  1. 开头介绍。学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名,但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍。在写邮件正文开头时,一定要介绍自己(名字,班号),同时也要注明你的来信目的。

 

  1. 正文内容。在写正文的时候,不要转弯抹角地写一大堆修饰词,而是直奔主题,把问题直接地写下来,让人一目了然。值得注意的是,不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的规定,分数是属于隐私权的一部分。教授是不能把成绩通过邮件告知(因为有可能被其他人看见,侵犯学生隐私权)。若想知道成绩,最正确的方式是在教授办公时间或者提前预约时间面对面地与教授谈成绩。

 

  1. 结尾敬语。写完正文后,在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复,最好写上Thank you, and I look forward to hearing from you,以此来提醒对方回复。在最后落款之后的正式礼节问候,一般用Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

 

6.如需添加附件,一定要把附件的名字写清楚,同时要认真检查是否是这封附件。

 

7.当内容全部写好后,要重新检查一遍,确保拼写和语法没失误。

 

  1. 别以为邮件发出去就没事了,你要定时跟新邮件。如果教授回信了,也要简单地回复Thank you以示礼貌。

 

写一封好邮件并非是一个容易的事情。作为与教授沟通的重要工具,留学的同学一定要掌握好这项本领,这样有利于解决学业上的问题。

 

范文:

email

 

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